Como (no) hacer una buena reunión

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por María Birkholtz

Por lo general me cargan las reuniones de trabajo, y trato de hacerlas sólo cuando son estrictamente necesarias. En mis varios años de trabajo en empresas, me he reunido con mucha gente que viene a presentar proyectos o discutir temas internos, pero que debido a algunas fallas, dejan las reuniones aún más aburridas y eternas. Así que hice una pequeña lista a partir las experiencias que he tenido:

-Demostrar inseguridad: cuando noto que mi interlocutor está trémulo, con la voz débil y sin dominar bien el asunto, esto me deja angustiada. Primero, porque no logro poner atención en el asunto de la reunión, y después porque me da nervios, no logro mirarlo a los ojos para no dejarlo aún más tenso, en fin, quiero que la reunión termine pronto…

-Materiales de apoyo son de apoyo: una vez 2 personas vinieron a presentarme un proyecto súper interesante, pero cuando sacaran el material de apoyo, comenzaron a leer los textos en vez de explicar el proyecto con sus propias palabras e interpretaciones, y fue una verdadera lata. Definitivamente, materiales de apoyo son importantes, pero el discurso de la persona es lo que debe prevalecer.

-Un tufo al aire: naturalmente tengo el olfato muy sensible, por lo que cuando tengo reunión con alguien que tiene mal aliento… mal. Recién hoy día una persona me hablaba, y yo tenía que disimular, recostarme bien en la silla y alejarme un poco, porque su tufo era insoportable. Por las dudas, nada mejor que comerse una pastillita de menta antes, porque en mi opinión, esto desvía la atención, además de dejar una mala impresión.

-Extenderse: creo que por lo menos un 50% de las reuniones que he tenido y que duraron 1 hora, podrían perfectamente haberse resuelto en 20 minutos. Objetividad y asertividad, para mí, son fundamentales.

-No cachar quién es tu interlocutor: esto ha pasado con algunas personas que me vienen a presentar proyectos, y a los 5 minutos yo cacho que simplemente no saben ni siquiera qué hacemos. Peor es cuando confunden o se equivocan al decir el nombre de la empresa, o aún peor, tu propio nombre. No cuesta nada tomarse unos minutos antes de una reunión para investigar un poco más sobre la empresa, las últimas noticias, y tratar de retener bien los nombres.

-Exceso de seguridad: si bien una persona insegura es pésimo, el otro extremo también. Es decir, cuando alguien apenas te conoce y te trata como un viejo amigo, te llama por sobrenombres, y dice como si tuviera la certeza de que van a trabajar juntos. En este caso, nada mejor que un mínimo de cautela, para primero sentir cómo es la persona con quien estás hablando.

-Impuntualidad y falta de compromiso: si alguien cacha que se va a atrasar por más de 10 minutos, lo mínimo que puede hacer es avisar. Lo peor que me ha pasado es con un señor que me insistió en tener una reunión, y en el día y hora de la cita simplemente no llegó, ni llamó. Como a los 3 meses, me escribió preguntando si podríamos retomar contacto. Chau.

Estas son algunas de las situaciones que me pasaron a mí. No puedo afirmar que nunca he hecho nada de lo que mencioné más arriba, tampoco me considero experta en “etiqueta laboral”, pero creo que se trata más bien de sentido común…

Foto: Timothy Vollmer

22 COMENTARIOS

  1. Super valido todo lo que mensionas.

    A mi lo que me desconcierta son los falsos finales,una reunion puede durar 20 minutos o hora y media ( dependiendo del tema y cantidad de participantes ) pero cuando la dan por terminada y luego surje otra cosa, y luego otra y ya vas en la puerta y como que se vuelve al principio,pareciera que lo que se hablo en la reunion misma pierde relevancia ante lo que se habla de pie, y entre unos y otros.
    Fuera de que encuentro una falta de respeto con el tiempo de los demás, me quedo con una sensación de incertidumbre.

    • Hay un par de tips para que no ocurra eso, a mi tb e carga que suceda…
      1.- PAUTA: Al citar la reunión, dar un breve indicio de los temas a tratar. A mi me han citado a “reunión de área” o de invitado a reuniones de otras áreas, de la nada y sin pauta y es horrible. Termino preguntando a la persona que cita de que se va a tratar… aveces ni ellos saben…
      2.- CERRAR CABOS: ir por los temas de la pauta y cada vez que se cierra un tema, aclarar al final, los plazos acordados, responsables y medidas a tomar. Y al final de toda la reunión, se repite TODO, por que? porque el déficit atencional es una epidemia!
      Otra cosa, las reuniones no pueden tratar 3mil y 1 temas… es mejor enfocar 1 reunión por tema, para que también se pueda acotar el tiempo, 20 min- 1 hr, es decente… 3 horas es unja aberración, además el primer tema se ve a fondo y se analiza bien, los siguientes 5 se ven rápido y con el 50% de la gente con el 40% de la atención… el resto esta contestando un mail en su teléfono o pensando en todo lo que debería estar haciendo en ese minuto…

  2. Toda la razón!!!!! A mí lo que más me molesta es cuando duran 3 hrs o más y en verdad se podía hablar en 30 min…. me carga la gente que se va por las ramas en reuniones de trabajo con varias personas….

    • Reunion que duran 3 horas, pero que podía ser de 20 minutos… ¡esa es una reunión de municipio! Y no es chiste ni ironía. Nunca sentí que perdía más el tiempo que en las reuniones de cierto departamento de una sureña municipalidad, cuya alcadesa luego fue Intendenta… ooopsss se me salió

  3. Yo más q reuniones con externos, tengo reuniones con la gente q trabajo, de mi área o de otras…

    Y lo q no soporto es cuando se está tratando un tema, la gente q interrumpe para decir “Lo q YO hago es…” “A MI me pasó que…”, “En cambio YO…” con puras historias de heroísmo q son casi pa hacerle un comic, y q realmente no son un aporte, q ya están zanjadas o q no volverán a pasar otra vez, y q desvían y alargan las materias tratadas.

  4. Lo peor son las reuniones justo antes de almuerzo, cuando uno ya tiene un hambre voraz y que se extienden entrando a la hora de almuerzo. Cero poder de concentración y más encima uno se pone malhumorado y corto de paciencia.

    También cuando la reunión la dirigen dos o más personas y una de ellas llega tarde. Y hay que empezar TOOOOOODO otra vez desde el principio.

    • Para mi es peor la reunión a la hora de almuerzo con la clasica excusa de “no habia mas agenda”, porque aunque te den algo para comer me carga la idea de trabajar mientras almuerzo

  5. El post está mas bien enfocado en reuniones con externos, en mi caso, al igual que Alfonsina, tengo mas que nada reuniones internas. De esas, se repite la lata de hacer una reunion de 1 hr para algo que puede tomar 20 minutos, y que te dejen plantada sin avisar pero agregaria:
    – la reunión innecesaria, o sea cuando tienes que zanjar un tema y podrias haberlo hecho perfectamente por mail
    – la redundancia: ya se tomó un acuerdo, o se expuso lo bueno/malo de tal definición, y no falta el que sólo por figurar repite tooodo de nuevo como si fuera su idea.
    – El inexistente: Ese que va a la reunión solo a escuchar, no aporta nada y cuando le preguntas dice “tengo que validarlo con mi jefe”
    – El atrasado: cuando lo citas a ver el estado de avance de un tema empieza a cuestionar todos los pasos previos, aunque estos hayan sido validados en su oportunidad.

  6. Lo más importante en una reunión es que alguien haga de moderador, sino es un caos, y que quede un protocolo escrito de los acuerdos. Para mí una reunión de más de 1 hora es un desperdicio de tiempo. Esas típicas reuniones fijadas a priori, por ejemplo, todos los lunes, son a veces innecesarias. Es mejor reunirse sólo cuando el tema lo amerita.

  7. Nunca jamás poner una reu a la 1 o 1:30 o a las 5 o 5:30.
    Siempre se estará pensando en otra cosa durante la reunión.

    Trabajo con gente que es bien dispersa y siempre perdemos los primeros 10 minutos hablando de la inmortalidad del cangrejo, cómo durmieron, el taco, etc.

  8. lo peor: las reuniones que se extienden inecesariamente y en las que uno se entrampa en discusiones sin llegar a nada…esto independiente del otro, es culpa de uno tb por caer.

    Y lo que me da lata es cuando alguien te viene a ofrecer algo, cacha que no funciona y te empieza a vender la poma, cualquier cosa que ni relacion tiene con lo del principio. Mal…lo peor es que en estos casos me empieza a dar un ataque de risa y empiezo a escribir y a respirar, pq si empiezo a mirar no paro….

  9. Donde yo trabajo existen todo tipo de reuniones… casi siempre de coordinación, que más que todo denotan que la organización no es capaz de autoregularse y comunicarse efectivamente que todo tiene que resolverse en una sala de reuniones.

    Y al jefe le encantan las reuniones, a veces te cita a las 11 y se extiende hasta las 2 solo para decir, “vamos a almorzar y seguimos al regreso”…. todo mal!!

    para cuando sales de la reunión tienes como 40 correos sin leer… me carga!!

    • Oh! Me suena a un ex jefe que tuve.. empieza con R???
      Jo jo..
      Una vez hizo reunión hasta como las 3 de la tarde..´. pedí permiso para ir almorzar: y me dijo que no!
      Jua jua
      *Demás está decir que me paré y me fui igual al lunch.

  10. yo lo que mas mas odio, son las reuniones que:

    de partida se extienden más de lo debido, además asiste más gente de lo presupuestado y lo peor peor peor, cuando se realiza en un lugar muy cerrado y con poca ventilación… por q se pone toxico el aire, da sueño, duele la cabeza y muchas veces nadie quiere abrir ventanas por q les da frrio XD mal. En esas condiciones nadie pone atención enrealidad

  11. me cargan las reuniones, sobre todo porque a la mayoría de la gente le cuesta enfocarse y al final se pierde el rumbo de la reunión.

    Alguien mencionó lo de la pauta, es lo mejor y hay que acostumbrarse a seguirla, también creo que es bueno poner una hora de término (nadie aguanta más de hora y media o dos horas), así todo lo que quede en varios si ya están pasados de la hora quedará para otra oportunidad, total no debe ser tan importante o urgente porque de otro modo estaría como punto en la pauta.

  12. La verdad es que me cargan las reuniones poco productivas, desgraciadamente entiendo rápido y soy muy practica, y cuando hay mucha redundancia de ideas… o cuando solo bastaba enviar una instrucción o por ultimo el tema no era tan, pero tan importante como para generar una reu… quiero matar a todos… jajajajajajajaja…. me encanta las reu con tablas claras, con presentaciones cortas y claras y que se concreten las cosas, tal como que existas compromisos, responsables y plazos…

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